Zatrudnianie pracowników z Europy Wschodniej od lat jest standardem w polskich firmach. Jednocześnie rynek pełen jest sprzecznych informacji, półprawd i uproszczeń, które mogą prowadzić do poważnych błędów prawnych. Wiele z nich powielanych jest w rozmowach branżowych, na forach czy nawet przez nieprofesjonalnych pośredników.

Poniżej obalamy najczęstsze mity, z którymi spotykamy się w praktyce.

Mit 1: „Ukraińcy mogą pracować w Polsce bez dokumentów”

To jeden z najbardziej rozpowszechnionych i jednocześnie najbardziej niebezpiecznych mitów.

Faktem jest, że obywatele Ukrainy korzystają ze szczególnych rozwiązań prawnych, jednak nie oznacza to możliwości pracy bez formalności. W 2025 roku, aby praca była legalna, nadal konieczne są:

– legalny pobyt,
– legalne powierzenie pracy (np. oświadczenie lub zezwolenie),
– podpisana umowa,
– zgłoszenie do ZUS.

Brak któregokolwiek z tych elementów oznacza nielegalne zatrudnienie – nawet jeśli pracownik przebywa w Polsce legalnie.

Mit 2: „Oświadczenie załatwia wszystko”

Oświadczenie o powierzeniu pracy jest popularnym i stosunkowo szybkim rozwiązaniem, ale nie jest uniwersalne.

W 2025 roku oświadczenie:

– dotyczy wyłącznie konkretnych obywatelstw,
– obowiązuje tylko na wskazane stanowisko,
– ma określony czas trwania,
– nie legalizuje pobytu – a jedynie pracę.

Częstym błędem jest przekonanie, że po zarejestrowaniu oświadczenia pracownik może wykonywać dowolne obowiązki lub że dokument „działa automatycznie”. Każda zmiana warunków pracy może wymagać nowych formalności.

Mit 3: „Pracownik może zacząć, a papiery zrobi się później”

To mit, który najczęściej kończy się karami finansowymi.

W 2025 roku nie istnieje możliwość legalnego rozpoczęcia pracy przed dopełnieniem formalności. Nawet jeden dzień pracy:

– bez umowy,
– bez zgłoszenia do ZUS,
– przed datą rozpoczęcia pracy wskazaną w dokumentach

jest traktowany jako naruszenie przepisów. Podczas kontroli nie liczą się intencje, lecz fakty.

Mit 4: „Kilka godzin pracy to nie problem”

Z punktu widzenia prawa nie ma znaczenia, czy pracownik pracował:

– 2 godziny,
– jeden dzień,
– tydzień.

Jeżeli wykonywał obowiązki służbowe, podlegał poleceniom przełożonego i korzystał ze sprzętu firmy – był pracownikiem w rozumieniu przepisów. Tzw. „dzień próbny” bez umowy jest jedną z najczęstszych nieprawidłowości wykrywanych podczas kontroli.

Mit 5: „Kontrole zdarzają się rzadko”

W 2025 roku kontrole PIP oraz Straży Granicznej są:

– częstsze,
– lepiej skoordynowane,
– bardziej szczegółowe.

Szczególną uwagę zwraca się na branże produkcyjne, logistyczne, magazynowe i usługowe, gdzie zatrudnienie cudzoziemców jest powszechne. Kontrola może odbyć się bez zapowiedzi i obejmować dokumenty sprzed kilku miesięcy.

Jak uniknąć błędów i mitów?

Firmy, które chcą zatrudniać pracowników z Ukrainy, Białorusi i Mołdowy w sposób bezpieczny, powinny:

– opierać się na aktualnych przepisach, a nie „utartych schematach”,
– przygotowywać dokumenty przed rozpoczęciem pracy,
– korzystać z pomocy doświadczonych agencji pracy,
– regularnie weryfikować status pobytowy i pracowniczy.

W 2025 roku legalność i poprawność formalna to nie biurokracja – to realna ochrona firmy przed karami, stratami finansowymi i wizerunkowymi.

Większość problemów przy zatrudnianiu cudzoziemców nie wynika ze złej woli, lecz z powielanych mitów. W realiach 2025 roku nawet drobne zaniedbania mogą mieć poważne konsekwencje.

Dlatego coraz więcej firm decyduje się na współpracę z poukładaną agencją pracy, która porządkuje proces od A do Z i bierze odpowiedzialność za formalności.