Współpraca z firmą dostarczającą pracowników tymczasowych — w tym cudzoziemców — to powszechna praktyka w wielu branżach. Choć taka forma wsparcia kadrowego przynosi wiele korzyści, nieprawidłowe podejście do tej relacji może skutkować problemami prawnymi, finansowymi, a także organizacyjnymi. Oto najczęstsze błędy popełniane przez pracodawców – i wskazówki, jak ich unikać.

1. Brak weryfikacji partnera
Nie każdy podmiot działający na rynku posiada odpowiednie doświadczenie, wiedzę i legalne praktyki. Firmy często wybierają ofertę „najtańszą”, nie sprawdzając, czy agencja ma uregulowaną sytuację prawną, właściwe dokumenty i odpowiedzialność za legalność zatrudnienia.

Rekomendacja: Przed rozpoczęciem współpracy warto przeanalizować doświadczenie agencji, zakres jej odpowiedzialności, posiadane referencje oraz sposób realizacji obowiązków związanych z legalizacją zatrudnienia i pobytu pracowników.

2. Brak jasnych zasad współpracy
Nieprecyzyjne ustalenia dotyczące liczby pracowników, zakresu obowiązków czy harmonogramów często prowadzą do nieporozumień i opóźnień. To wpływa na ciągłość pracy i może odbić się na wynikach firmy.

Rekomendacja: Zaleca się zawarcie szczegółowej umowy lub porozumienia, które określa ramy współpracy, zasady komunikacji, tryb reagowania na zmiany oraz zakres obowiązków obu stron.

3. Nieznajomość obowiązków agencji i firmy zlecającej
Niektóre firmy zakładają, że cała odpowiedzialność spoczywa na agencji. Tymczasem zleceniodawca również ma określone obowiązki – np. zapewnienie odpowiednich warunków pracy, przestrzeganie przepisów BHP, szkolenia stanowiskowe.

Rekomendacja: Pracodawca powinien mieć świadomość obowiązków po swojej stronie — m.in. w zakresie BHP, wdrożeń stanowiskowych czy zapewnienia odpowiednich warunków pracy.

4. Zbyt późne zgłaszanie potrzeb kadrowych
Wielu pracodawców zgłasza zapotrzebowanie na pracowników „na ostatnią chwilę”, co uniemożliwia znalezienie odpowiednich kandydatów, szczególnie spośród cudzoziemców, gdzie potrzebne są formalności pobytowe.

Rekomendacja: Należy planować zapotrzebowanie z odpowiednim wyprzedzeniem, umożliwiając agencji rzetelne przygotowanie kandydatów oraz realizację wymaganych procedur formalnych.

5. Brak komunikacji i bieżącej współpracy
Firmy czasem traktują agencję jak „dostawcę usług”, a nie partnera. Brak kontaktu i przekazywania informacji może prowadzić do błędów, np. przy nieobecnościach pracowników, zmianach grafików czy rotacjach.

Rekomendacja: Zaleca się utrzymywanie stałej komunikacji roboczej, przekazywanie informacji dotyczących zmian w zapotrzebowaniu, oceny jakości pracy oraz wszelkich sytuacji wpływających na realizację zlecenia.

Współpraca z agencją pracy może być ogromnym wsparciem dla Państwa firmy — ale tylko wtedy, gdy opiera się na partnerstwie, transparentnych zasadach i wzajemnym zaufaniu. Unikanie powyższych błędów pozwala nie tylko zwiększyć efektywność, ale też uniknąć problemów prawnych i organizacyjnych.

Potrzebują Państwo stabilnego i zgodnego z przepisami wsparcia kadrowego? Zapraszamy do kontaktu — z przyjemnością przejmiemy pełną odpowiedzialność za legalność zatrudnienia Państwa pracowników.