W 2025 roku coraz więcej firm w Polsce zatrudnia cudzoziemców, szczególnie w sektorach takich jak produkcja czy logistyka. Zatrudnienie pracowników spoza kraju wiąże się jednak z określonymi obowiązkami prawnymi. Aby uniknąć konsekwencji, warto wiedzieć, jak wygląda kontrola legalności zatrudnienia cudzoziemców i na co szczególnie zwracają uwagę instytucje takie jak Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) oraz Straż Graniczna.

Kto przeprowadza kontrole?
1. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP)
PIP bada zgodność zatrudnienia z Kodeksem pracy oraz legalność powierzania pracy cudzoziemcom. Sprawdza m.in. formę zatrudnienia, warunki pracy, wynagrodzenie oraz dokumenty potwierdzające legalność zatrudnienia.

2. Straż Graniczna
Skupia się na kontroli legalności pobytu oraz zgodności pracy cudzoziemca z przepisami imigracyjnymi. Może prowadzić kontrole zarówno w miejscu pracy, jak i w siedzibie firmy.

Jakie dokumenty są sprawdzane?
W trakcie kontroli najczęściej weryfikowane są:

– umowa o pracę lub umowa zlecenia,

– zezwolenie na pracę typu A lub oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi,

– kopie dokumentów tożsamości i paszportu,

– dokumenty legalizujące pobyt (np. wiza, karta pobytu),

– potwierdzenie zgłoszenia do ZUS,

– ewidencja czasu pracy,

– listy płac lub potwierdzenia wypłat.

Urzędnicy sprawdzają, czy pracownik wykonuje pracę na warunkach zgodnych z tymi, które zostały zadeklarowane w oświadczeniu lub zezwoleniu. Różnice w wynagrodzeniu, stanowisku lub miejscu pracy mogą zostać uznane za naruszenie przepisów i potraktowane jako nielegalne zatrudnienie.

Jak przebiega kontrola?
Kontrola może być zapowiedziana lub niezapowiedziana. Przedstawiciele PIP lub Straży Granicznej mogą pojawić się w dowolnym momencie w miejscu pracy lub w biurze firmy. Podczas kontroli mogą:

– zażądać dokumentów dotyczących zatrudnionych cudzoziemców,

– przeprowadzić rozmowy z pracownikami,

– wystawić protokół kontroli i nałożyć sankcje, jeśli stwierdzą nieprawidłowości.

Jakie są konsekwencje nielegalnego zatrudnienia?
Zatrudnianie cudzoziemców niezgodnie z przepisami wiąże się z poważnymi konsekwencjami, m.in.:

– grzywna do 30 000 zł,

– nakaz natychmiastowego zakończenia współpracy z danym pracownikiem,

– wpis do rejestru podmiotów naruszających przepisy o zatrudnianiu cudzoziemców,

– w niektórych przypadkach – postępowanie karne.

Warto pamiętać, że odpowiedzialność za legalność zatrudnienia ponosi podmiot powierzający pracę, niezależnie od liczby pracowników czy długości zatrudnienia.

Kto bierze odpowiedzialność?
W przypadku współpracy z firmą zajmującą się zatrudnieniem cudzoziemców, to ona odpowiada za:

– przygotowanie i pozyskanie dokumentów,

– legalizację pobytu i pracy pracowników,

– zgłoszenia do odpowiednich instytucji (np. ZUS),

– zgodność dokumentacji z przepisami.

Dzięki temu firma korzystająca z pracowników delegowanych nie musi zajmować się formalnościami i jednocześnie nie ponosi ryzyka kar z tytułu błędów w zatrudnieniu. Odpowiedzialność za poprawność i legalność procesów zatrudnienia spoczywa po stronie podmiotu powierzającego pracowników.

W 2025 roku legalność zatrudnienia cudzoziemców jest jednym z najczęściej kontrolowanych aspektów przez polskie instytucje. Dla firm korzystających z pracowników spoza UE kluczowe jest posiadanie odpowiedniej dokumentacji i zgodność zatrudnienia z obowiązującymi przepisami. Powierzenie kwestii zatrudnienia profesjonalnym podmiotom pozwala uniknąć kosztownych błędów i zapewnić ciągłość pracy bez ryzyka sankcji.

Chcesz uniknąć problemów? Skontaktuj się z nami – zadbamy o wszystko za Ciebie.