Coraz więcej firm w Polsce zatrudnia pracowników ze Wschodu — z Ukrainy, Białorusi i Mołdawii. To realna odpowiedź na niedobór rąk do pracy w produkcji, logistyce i usługach. Jednak od połowy 2025 roku w życie wchodzą zmiany w przepisach, które sprawiają, że wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: czy teraz nie będzie trudniej zatrudnić cudzoziemca niż wcześniej?

Odpowiedź nie jest jednoznaczna. Wprowadzono zarówno pewne ułatwienia, jak i nowe bariery.

Co się zmieniło w 2025 roku?

Największą zmianą jest pełna elektronizacja procedur. Wszystkie wnioski o zezwolenia i oświadczenia trzeba składać przez system elektroniczny, nie ma już formularzy papierowych. To oznacza konieczność dostosowania się do nowych narzędzi, ale też szansę na szybsze rozpatrywanie spraw.

Z drugiej strony zniesiono tzw. test rynku pracy w wielu przypadkach. Do tej pory pracodawca musiał udowodnić, że nie znalazł pracownika w Polsce — teraz często nie trzeba tego robić. To spore uproszczenie i skrócenie procesu.

Nowością są także lokalne listy zawodów wyłączonych z możliwości zatrudniania cudzoziemców. Oznacza to, że starosta może zdecydować, iż w niektórych branżach lub regionach cudzoziemcy nie dostaną pozwolenia na pracę.

Wzrosły też wymogi dokumentacyjne. Pracodawca musi przekazywać kopię umowy cudzoziemcowi jeszcze przed rozpoczęciem pracy, przechowywać dokumentację przez określony czas i informować urzędy o każdej zmianie.

Kolejna zmiana dotyczy typów wiz i zezwoleń na pobyt. Nie każda wiza pozwala teraz na legalne zatrudnienie – np. wizy wydane przez inne kraje strefy Schengen, czy wizy medyczne, nie dają prawa do pracy w Polsce.

Wreszcie, agencje pracy tymczasowej muszą spełniać nowe warunki. Między innymi – obowiązuje dwuletni okres karencji dla nowych firm zanim będą mogły pośredniczyć w zatrudnianiu cudzoziemców.

Czy to oznacza, że jest trudniej?

To zależy. Dla firm przygotowanych, które mają doświadczony dział HR i korzystają z pomocy specjalistów, nowe przepisy mogą nawet ułatwić rekrutację. Elektronizacja to w dłuższej perspektywie duży krok naprzód, a likwidacja testu rynku pracy znacząco skraca procedury.

Ale dla mniejszych firm, które dopiero zaczynają lub działają samodzielnie, nowe wymogi mogą być wyzwaniem. Więcej formalności, konieczność tłumaczeń dokumentów i surowsze kary za błędy powodują, że ryzyko pomyłki jest większe niż wcześniej.

Szczególnie uważać trzeba na legalność pobytu i prawo do pracy – jeden niewłaściwy dokument cudzoziemca może oznaczać wysoką karę dla pracodawcy.

Kiedy może być trudniej?

Trudności mogą pojawić się w kilku sytuacjach:

– gdy firma nie ma doświadczenia w nowym systemie elektronicznym,
– gdy rekrutacja dotyczy zawodów, które lokalnie są wyłączone z możliwości zatrudniania cudzoziemców,
– gdy kandydat ma wizę, która nie daje prawa do pracy,
– lub gdy agencja jest nowa i nie spełnia jeszcze wymogów karencyjnych.

W takich przypadkach proces może być dłuższy, droższy lub zakończyć się odmową.

Kiedy będzie łatwiej?

Zdecydowanie łatwiej będzie firmom, które mają:

– doświadczony dział HR lub współpracują z agencją specjalizującą się w legalizacji zatrudnienia cudzoziemców,
– wdrożone procedury i wiedzę o tym, jakie dokumenty są potrzebne,
– plan na dłuższą współpracę z pracownikami, a nie tylko krótkie zlecenia sezonowe.

Takie firmy skorzystają na uproszczeniach i będą mogły szybciej zatrudniać nowych pracowników, unikając ryzyka błędów.

Co warto zrobić jako pracodawca?

Sprawdzić tytuły pobytowe kandydatów – czy dany rodzaj wizy lub karty pobytu pozwala na pracę.
Zaktualizować procedury w firmie – wszystkie wnioski i dokumenty muszą być składane online.
Dbać o poprawność dokumentacji – tłumaczenia, kopie umów, terminy zgłoszeń.
Śledzić lokalne przepisy – zwłaszcza w kwestii zawodów wyłączonych.
Współpracować ze sprawdzoną agencją zatrudnienia, która ma doświadczenie w nowych zasadach.

Wnioski: trudniej czy łatwiej?

Rok 2025 nie przyniósł prostego „tak” lub „nie”.
Z jednej strony mamy uproszczenia i cyfryzację, które usprawniają proces. Z drugiej — nowe obowiązki i wyższe kary, które wymagają większej ostrożności.

Dla firm przygotowanych — będzie łatwiej.
Dla tych, które działają po omacku — zdecydowanie trudniej.

Zatrudnianie cudzoziemców w 2025 roku nadal się opłaca, ale wymaga znajomości aktualnych przepisów i doświadczenia w formalnościach.
Dlatego warto współpracować z partnerem, który zna realia rynku i potrafi przeprowadzić cały proces bezpiecznie i skutecznie.

Zwróć się do naszej agencji.
Od ponad 10 lat pomagamy polskim firmom w legalnym zatrudnianiu pracowników ze Wschodu – szybko, zgodnie z przepisami i bez zbędnych komplikacji.
Jesteśmy sprawdzonym partnerem, któremu możesz zaufać.