W ostatnich miesiącach rośnie liczba kontroli legalności zatrudnienia pracowników z zagranicy. Dotyczy to szczególnie firm, które korzystają z kilku agencji pracy, zatrudniają cudzoziemców samodzielnie lub nie mają pełnej dokumentacji. Warto zadać sobie pytanie: czy moja firma jest przygotowana na kontrolę?

Co najczęściej sprawdzają służby?

Dokumenty legalizujące pobyt i pracę:

– Oświadczenie o powierzeniu pracy lub zezwolenie na pracę;
– Kopia paszportu i wizy lub karty pobytu;
– Umowa o pracę lub zlecenie.

Zgodność dokumentów z rzeczywistością:

– Czy cudzoziemiec faktycznie pracuje na warunkach określonych w zezwoleniu?
– Czy pracodawca zgłosił go do ZUS-u i płaci składki?
– Czy stawki i wymiar czasu pracy są zgodne z umową?

Rejestracja pobytu i meldunek (w przypadku dłuższego pobytu):

– Obowiązuje m.in. dla pracowników spoza UE;
– Brak meldunku lub nieaktualny adres to częsty problem.

Jakie błędy najczęściej popełniają firmy?

– Brak aktualnych zezwoleń przy przedłużonej umowie;
– Niedopilnowanie daty ważności oświadczenia lub karty pobytu;
– Podpisanie umowy wcześniej niż zezwolenie weszło w życie;
– Nieprawidłowe stanowisko lub inna lokalizacja pracy niż w dokumentach.

Jak uniknąć ryzyka?

1. Weryfikuj dokumenty każdego pracownika – nawet jeśli przychodzi przez agencję;
2 .Współpracuj tylko z agencjami, które udostępniają komplet dokumentów i biorą odpowiedzialność za legalizację;
3. Prowadź własną dokumentację – kopie umów, oświadczeń, zgłoszenia do ZUS;
4. Regularnie kontroluj terminy ważności zezwoleń.

Co zapewnia dobra agencja?

Rzetelna agencja pracy:

– Dba o pełną legalizację każdego pracownika;
– Przekazuje dokumenty pracodawcy do wglądu;
– Informuje o kończących się terminach zezwoleń;
– Przejmuje odpowiedzialność za poprawność procesów.

Kontrola może pojawić się bez zapowiedzi. Dobre przygotowanie to nie tylko kwestia zgodności z przepisami, ale też bezpieczeństwo Twojej firmy i ciągłość produkcji.

Jeśli chcesz mieć pewność, że zatrudniasz legalnie i bez ryzyka – skontaktuj się z nami.
Pomożemy Ci uporządkować dokumentację i zapewnimy legalnych, sprawdzonych pracowników z zagranicy.