W wielu firmach wciąż funkcjonuje przekonanie, że pracownika – szczególnie cudzoziemca – można „sprawdzić na próbę” przez kilka dni lub tydzień, zanim podpisze się umowę i dopełni formalności. W praktyce takie podejście jest jedną z najczęstszych przyczyn problemów prawnych, kar finansowych oraz negatywnych wyników kontroli.

Poniżej wyjaśniamy, dlaczego „pracownik na próbę” bardzo często oznacza nielegalne zatrudnienie – nawet jeśli intencje pracodawcy są dobre.

1. „Praca próbna” bez umowy – co mówi prawo?

Zgodnie z polskim prawem każde wykonywanie pracy – nawet przez kilka godzin – musi być poprzedzone:

– podpisaniem umowy (o pracę lub cywilnoprawnej),
– zgłoszeniem do ZUS,
– spełnieniem warunków legalizacji pracy cudzoziemca.

W 2025 roku nie istnieje coś takiego jak „nieformalny okres próbny”.
Jeśli osoba wykonuje obowiązki służbowe, korzysta ze sprzętu firmy, realizuje polecenia przełożonego – jest to praca w rozumieniu prawa.

2. Cudzoziemiec „na próbę” = podwójne ryzyko

W przypadku pracowników z Ukrainy, Białorusi czy Mołdowy ryzyko jest jeszcze większe. Oprócz przepisów prawa pracy dochodzą przepisy dotyczące:

– legalnego pobytu,
– legalnego powierzenia pracy,
– zgodności stanowiska z dokumentami.

Jeśli cudzoziemiec rozpocznie pracę:

– bez zarejestrowanego oświadczenia lub zezwolenia,
– na innym stanowisku niż wskazane w dokumentach,
– przed datą rozpoczęcia pracy,

pracodawca naraża się na poważne konsekwencje administracyjne i finansowe.

3. Najczęstsze błędy firm

Podczas kontroli najczęściej wykrywane są:

– „dzień próbny” bez umowy,
– podpisanie umowy po rozpoczęciu pracy,
– brak zgłoszenia do ZUS w terminie,
– niezgodność umowy z faktycznym zakresem obowiązków,
– brak aktualnych dokumentów pobytowych.

Warto pamiętać, że kontrole PIP i Straży Granicznej są częstsze i lepiej skoordynowane, szczególnie w branżach produkcyjnych, magazynowych i logistycznych.

4. Jakie kary grożą pracodawcy?

Konsekwencje „pracy na próbę” mogą być bardzo dotkliwe:

– grzywna od 1 000 do 30 000 zł za nielegalne zatrudnienie,
– kara za każdego niezgłoszonego pracownika osobno,
– cofnięcie zezwoleń na zatrudnianie cudzoziemców,
– problemy przy kolejnych wnioskach urzędowych,
– odpowiedzialność karna w przypadku rażących naruszeń.

Dodatkowo firma może stracić wiarygodność jako pracodawca i partner biznesowy.

5. A co z umową na okres próbny?

Umowa na okres próbny jest jedyną legalną formą „sprawdzenia” pracownika. Musi być jednak:

– podpisana przed rozpoczęciem pracy,
– zgłoszona do ZUS,
– zgodna z dokumentami cudzoziemca,
– jasno określająca stanowisko, czas pracy i wynagrodzenie.

Każde inne rozwiązanie to próba obejścia przepisów – a urzędy w 2025 roku bardzo skutecznie to wychwytują.

6. Jak robią to bezpiecznie poukładane firmy?

Firmy współpracujące z profesjonalnymi agencjami pracy:

– otrzymują pracowników już z kompletem dokumentów,
– mają poprawnie przygotowane umowy,
– unikają ryzyka kontroli i kar,
– mogą elastycznie zakończyć współpracę zgodnie z przepisami.

To nie tylko bezpieczeństwo prawne, ale też oszczędność czasu i kosztów.

„Pracownik na próbę” bez umowy to jeden z najszybszych sposobów na:

– problemy prawne,
– kary finansowe,
– stresujące kontrole,
– utratę reputacji firmy.

Jeśli chcesz testować pracowników – rób to legalnie i bezpiecznie.
Dobrze przygotowana umowa i wsparcie doświadczonej agencji są zawsze tańsze niż konsekwencje nielegalnego zatrudnienia.