W 2025 roku zapotrzebowanie firm na pracowników zza wschodniej granicy utrzymuje się na bardzo wysokim poziomie. Branża produkcyjna, logistyczna, magazynowa czy usługowa nadal aktywnie korzysta z rekrutacji międzynarodowych. Jednocześnie w internecie nie brakuje agencji obiecujących „pracowników w 48 godzin” albo „pełne obsady w tydzień”. W praktyce realny czas sprowadzenia i wdrożenia pracownika wygląda inaczej.

Poniżej wyjaśniamy, ile naprawdę trwa rekrutacja i od czego zależą terminy.

1. Etap 1: Pozyskanie kandydatów – 3 do 5 dni

Dobrze działająca agencja posiada stałe bazy kandydatów oraz rekrutuje w sposób ciągły w krajach takich jak Ukraina, Białoruś czy Mołdowa.

Przy prostych stanowiskach (produkcja, magazyn, pakowanie) kandydaci są dostępni szybciej – często w 3-5 dni.

Realny czas zależy od sezonu, wymagań stanowiska i dostępności kandydatów na rynku.

2. Etap 2: Weryfikacja i selekcja – 2 do 5 dni

Dla profesjonalnej agencji konieczne jest sprawdzenie kompetencji, referencji, doświadczenia oraz dopasowania do warunków pracy kandydatów. Firmy zwracają szczególną uwagę na:

– obecność wymaganych uprawnień,
– podstawową znajomość języka,
– dyspozycyjność do pracy zmianowej,
– wcześniejsze doświadczenie z polskimi pracodawcami.

Staranna selekcja skraca później ryzyko rotacji – dlatego ten etap nie powinien być pomijany.

3. Etap 3: Legalizacja zatrudnienia – od 7 do 30 dni (w zależności od podstawy pobytu)

To najczęstszy punkt, w którym marketing znacząco różni się od rzeczywistości. W 2025 roku procedury dla obywateli Ukrainy, Białorusi i Mołdowy wyglądają następująco:

Oświadczenie o powierzeniu pracy – 7-14 dni

Rejestrowane w urzędzie pracy. Od 2024/2025 wiele powiatów wydłużyło terminy, ale nadal jest to najszybsza forma zatrudnienia.

Zezwolenie na pracę typu A – 15-30 dni

Wymagane w sytuacjach, gdy oświadczenie nie wystarczy lub kandydat przebywa poza Polską. Czas zależy od urzędu wojewódzkiego.

Kandydaci z ważnym pobytem w Polsce

Jeśli pracownik przebywa legalnie (np. na podstawie ochrony czasowej lub karty pobytu), proces skraca się do kilku dni – wystarczy podpisanie umowy i zgłoszenia.

4. Etap 4: Organizacja przyjazdu i zakwaterowania – 2 do 7 dni

Napływ pracowników ze Wschodu jest stabilny, jednak koordynacja transportu i miejsca zamieszkania wymaga czasu. Solidna agencja:

– zapewnia transport lub wskazuje konkretne opcje dojazdu,
– rezerwuje zakwaterowanie zgodnie ze standardami sanitarnymi,
– przygotowuje pracownika do obowiązków i zasad zakładu.

5. Etap 5: Wdrożenie w firmie – 1 do 3 dni

Po przyjeździe konieczne jest:

– szkolenie BHP,
– wprowadzenie stanowiskowe,
– odbiór odzieży i narzędzi,
– pierwsza kontrola obecności.

Dlaczego warto wybrać poukładaną agencję?

Przewagę na rynku mają agencje, które:

– prowadzą rekrutację w sposób ciągły, a nie dopiero po otrzymaniu zlecenia,
– mają realne procedury selekcji,
– pracują transparentnie z dokumentacją,
– dbają o legalność i bezpieczeństwo pracowników,
– gwarantują koordynację po wdrożeniu. 

Dzięki temu firma otrzymuje nie tylko kandydatów, ale stabilnych pracowników, którzy zostają na dłużej i nie generują dodatkowych kosztów.