Zatrudnianie pracowników z Ukrainy, Mołdawii czy Białorusi stało się dla wielu polskich firm codziennością. Jednak wraz ze wzrostem liczby cudzoziemców w zakładach pracy rośnie też ryzyko kontroli – ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) czy Straży Granicznej. Najczęstszy problem? Braki w dokumentach.

Dlatego w 2025 roku każdy przedsiębiorca zatrudniający obcokrajowców powinien wiedzieć, jakie dokumenty muszą znaleźć się w aktach osobowych pracownika.

Obowiązkowe dokumenty:

Umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna
– podpisana i zgodna z warunkami wskazanymi w zezwoleniu na pracę.

Dokument legalizujący pracę
– oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi lub zezwolenie na pracę (typ A, B, itp.), w zależności od sytuacji.

Dokument potwierdzający legalny pobyt
– wiza, karta pobytu, paszport z pieczątką wjazdową. Ważne: legalny pobyt = legalna praca.

Zgłoszenie do ZUS
– potwierdzenie, że pracownik został zgłoszony do ubezpieczeń społecznych.

Ewidencja czasu pracy i wypłaty
– listy obecności, grafiki zmian, dowody terminowej wypłaty wynagrodzenia.

BHP i badania lekarskie
– potwierdzenie szkolenia wstępnego i aktualne badania lekarskie.

Dane kontaktowe pracownika i adres zakwaterowania
– w przypadku kontroli inspektorzy często proszą o wskazanie, gdzie pracownik mieszka.

Dlaczego to takie ważne?

Brak któregokolwiek z tych dokumentów może skutkować poważnymi konsekwencjami – od kilkutysięcznych mandatów, aż po kary sięgające 30 000 zł i zakaz zatrudniania cudzoziemców w przyszłości.

Jak ułatwić sobie życie?

Właściciele firm często tracą czas na kompletowanie i aktualizowanie dokumentów. Rozwiązaniem jest współpraca z agencją pracy tymczasowej, która przejmuje odpowiedzialność za całość formalności. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje pewność, że akta są kompletne i zgodne z prawem, a kontrola nie oznacza stresu.

          Jeśli zatrudniasz cudzoziemców i chcesz mieć pewność, że dokumenty są zawsze w porządku – skontaktuj się z nami. Pomożemy Ci przygotować pełną dokumentację i zabezpieczyć firmę przed ryzykiem kar.